Apa itu Zoom Phone
Zoom Phone adalah salah satu produk terbaru dari Zoom yang sudah masuk ke Indonesia. Dengan fitur ini, meeting online semua orang akan berjalan lebih lancar. lebih mudah, dan bisa dilakukan dengan nyaman meskipun sedang di luar rumah atau kantor.
Meskipun Zoom bisa diakses dari mana saja melalui laptop atau HP, namun kebanyakan dari kita lebih suka menggunakan aplikasi ini ketika di satu tempat yang sudah didedikasikan untuk online meeting, misalnya di kamar atau kantor. Sebab Zoom di tempat lain, misalnya di tempat umum, agak ribet karena harus menyiapkan headset sendiri, mikrofon, laptop atau HP.
Apa itu Zoom Phone dan apa fiturnya?
Itulah mengapa, Zoom membuat aplikasi Zoom Phone yang bisa membantu meeting online Anda tetap terasa nyaman meskipun ketika sedang tidak di kantor atau di rumah.
Apa itu Zoom Phone
Seperti yang sudah dikatakan di awal tadi, Zoom Phone adalah salah satu produk terbaru dari Zoom. Dikutip dari situs resmi Zoom, aplikasi ini akan dibuat dengan menggunakan cloud phone system yang bisa menghubungkan setiap pengguna dengan siapa saja dan dari perangkat apa saja.
Cloud phone system sendiri adalah sebuah teknologi dimana pemilik telepon, dalam kasus ini adalah akun Zoom, bisa menerima telepon dari perangkat berbeda yang ia terima.
Sebagai contoh, Anda adalah seorang customer service di sebuah perusahaan. Namun ketika sedang makan siang atau sedang berada di ruang rapat, ada pelanggan yang menelepon ke nomor customer service perusahaan tersebut.
Dengan menggunakan cloud phone system, Anda bisa menerima telepon tersebut tanpa harus kembali ke meja customer service dan mengangkat menggunakan telepon kantor. Sebab telepon yang masuk ke telepon kantor juga bisa diterima dari telepon genggam atau laptop Anda.
Fitur Zoom Phone, dimana semua orang kini bisa ikut online meeting tanpa harus stand by di depan laptop atau komputer seharian. Ketika ingin mencari makan siang namun meeting belum selesai, Anda bisa langsung pindah ke HP dan tetap ikut di dalam room meeting tanpa harus terputus.
Dan karena Zoom Phone ini berbasis cloud phone system, Anda tidak perlu beli pulsa prabayar untuk mengikuti meeting online. Cukup gunakan internet dari data seluler atau Wi-Fi di perangkat yang ingin digunakan.
Apa Saja Fitur Zoom Phone
Untuk membantu kelancaran meeting online masyarakat di seluruh dunia, tentunya dibutuhkan banyak fitur di dalam Zoom phone, di antaranya:
Intelligent Call Routing & Management
Dengan fitur ini, semua anggota tim tidak akan lagi tertinggal meeting karena tidak tahu, tidak lihat, atau bahkan tidak menerima panggilan meeting sama sekali. Sebab ada fitur Call Routing & Management, dimana notifikasi panggilan bisa dilihat dari berbagai perangkat.
Anda juga bisa mengatur di mana saja dering panggilan akan bersuara. Misalnya bila ada meeting, hanya dering di telepon kantor saja, sedangkan smartphone Anda tidak akan berdering meskipun terhubung dengan akun yang sama.
Dengan begitu setiap orang akan tahu jika sedang ada meeting dan bisa langsung join.
Call Recording and History
Beberapa meeting yang penting mungkin perlu didengarkan lebih dari 1 kali agar pesannya benar-benar bisa dipahami dengan baik. Itulah mengapa Zoom Phone memiliki fitur Call Recording, dimana Anda bisa merekam seluruh percakapan di dalam meeting.
Fitur ini juga membantu membuat kesimpulan dari meeting untuk dibagikan ke tim yang tidak ikut pertemuan tersebut.
Selain itu, Zoom Phone akan menambah fitur Call History, dimana admin bisa melihat kapan saja meeting yang pernah diadakan. Para pemilik akun sebagai partisipan juga bisa melihat kapan saja mereka pernah ikut meeting.
Caller ID dan Personal
Karena satu akun Zoom Phone bisa digunakan untuk berbagai macam kebutuhan, maka Anda juga bisa mengubah nama atau ID dari akun tersebut sesuai dengan siapa Anda berbicara. Misalnya ketika sedang meeting internal, ID Zoom bisa diubah dengan nama pribadi dan bagian divisi di kantor tersebut.
Tapi ketika sedang menerima panggilan dari pelanggan, maka ID bisa langsung diganti menjadi customer service dari perusahaan tempat Anda bekerja.
Voicemails
Jika memang sedang tidak bisa menerima panggilan, ada fitur Voicemail yang memudahkan Anda membuat pesan suara kepada pengirim panggilan tersebut. Dengan begitu mereka bisa tahu kondisi Anda atau kapan Anda bisa menerima panggilan tersebut.
Voicemail juga bisa digunakan untuk mengirim pesan ke akun atau tim yang tidak menerima panggilan Anda. Pesan tersebut bisa diisi alasan Anda menelpon atau memberikan kesimpulan meeting yang ia lewatkan.
Call on Hold with Music
Selanjutnya ada fitur yang sangat keren dari Zoom Phone, yaitu Call on Hold dengan latar belakang musik. Fitur ini sangat membantu agar penelpon tidak bosan ketika sambungan teleponnya sedang ditangguhkan oleh customer service yang mencari info atau data yang mereka minta.
Kebanyakan layanan customer service dengan fitur Call on Hold akan meninggalkan penelpon dalam keadaan telepon tanpa suara sama sekali. Kadang, hal ini membuat penelpon jadi bosan dan malah menutup teleponnya.
Tapi masalah tersebut tidak akan dialami jika menggunakan aplikasi cloud phone system dari Zoom. Berapa lama pun telepon ditahan, penelpon tidak akan merasa bosan karena ia bisa menikmati musik yang sudah disediakan. Lagu yang diputar bahkan bisa dipllih oleh Anda sebagai customer service yang menahan panggilan.
Apakah Zoom Phone Aman?
Layaknya layanan cloud phone system lainnya, masalah keamanan menjadi hal yang paling dikhawatirkan. Mengingat produk ini nantinya akan digunakan untuk komunikasi internal maupun eksternal yang wajib dijaga kerahasiaannya.
Untungnya, Zoom Phone sudah dilengkapi dengan 256-bit Advanced Encryption Standard (AES) dengan one time key yang akan langsung kadaluwarsa ketika panggilan sudah selesai.
Selain itu, aplikasi ini juga memiliki fitur yang mencegah terjadinya kebocoran data, ada pengguna asing yang tiba-tiba masuk ke meeting, atau masalah keamanan lainnya. Seperti:
- Audio signature
- Meeting encryption
- Host wajib hadir sebelum meeting bisa dimulai
- Fitur mengeluarkan satu patisipan atau semua partisipan tanpa menutup meeting
- Kunci meeting
- Waiting room untuk partisipan agar bisa dicek oleh host
- Fitur yang mencegah partisipan merekam meeting
Dan tentunya, Zoom Phone juga akan dilengkapi dengan passcode agar orang umum tidak bisa sembarang masuk. Jika memang meeting hanya orang tertentu saja, Anda bisa mengatur agar partisipan yang bisa masuk hanyalah orang-orang yang menerima undangan melalui email.
Zoom Phone bisa Disambungkan ke Perangkat Apa Saja?
Sebagai perangkat lunak, Zoom Phone bsia disambungkan ke berbagai macam perangkat komunikasi di kantor Anda, di antaranya:
- Desk phone atau telepon kantor
- Conference phone
- Headset yang digunakan untuk layanan customer service
- Komputer
- Smartphone
- Perangkat video conferencing di meeting room
Selain itu, Anda juga bisa berpindah dari satu perangkat ke perangkat lainnya tanpa harus mematikan panggilan dengan fitur call on hold.
Aplikasi ini juga mendukung perangkat, khususnya Logitech
Penulis
Over the last couple of years, remote workers have grown accustomed to being able to easily join any video meeting service at any time. Now, as people return to the office, they expect that same user-friendly experience in the conference room.